매년 꼬박꼬박 빠져나가는 ERP 더존 회계 프로그램 유지보수 비용, ‘어쩔 수 없는 고정 지출’이라고만 생각하셨나요? 큰맘 먹고 도입한 시스템인데, 배보다 배꼽이 더 커지는 기분에 한숨만 나오시나요? 많은 기업들이 회계 관리, 인사 관리, 재고 관리 등 핵심 업무의 효율성을 위해 더존 ERP를 도입하지만, 정작 유지보수 비용 관리에 대해서는 막막함을 느끼곤 합니다. 하지만 이 비용, 조금만 전략적으로 접근하면 훨씬 합리적으로 관리할 수 있습니다. 숨어있는 비용을 찾아내고 우리 회사에 딱 맞는 관리 전략을 세우는 4가지 꿀팁, 지금 바로 공개합니다.
ERP 더존 회계 프로그램 유지보수 비용, 핵심 관리 비법 요약
- 현재 사용 중인 기능과 모듈을 정확히 파악하여 불필요한 부분은 과감히 정리해야 합니다.
- 우리 회사의 규모와 업무 특성에 맞는 최적의 유지보수 계약 플랜을 선택하는 것이 중요합니다.
- 내부 직원의 프로그램 활용 능력을 키워 간단한 문제 해결을 위한 외부 지원 의존도를 낮춰야 합니다.
- 유지보수 공급업체와 꾸준히 소통하며 장기적인 관점에서 비용 계획을 함께 세워야 합니다.
불필요한 지출을 막는 첫걸음, 시스템 사용 현황 분석
가장 먼저 해야 할 일은 현재 우리 회사가 ERP 더존 회계 프로그램을 얼마나, 어떻게 사용하고 있는지 정확하게 파악하는 것입니다. 많은 경우, 도입 초기에는 다양한 기능을 모두 사용할 것처럼 계약하지만 실제로는 전표 관리, 장부 관리, 부가세 신고 등 기본적인 회계 처리 기능만 집중적으로 사용하는 경우가 많습니다.
우리 회사는 모든 기능을 잘 쓰고 있을까
구매 관리, 영업 관리, 생산 관리, 물류 관리 등 다양한 모듈을 추가했지만 정작 담당 부서에서 제대로 활용하지 못하고 있다면 비싼 비용을 낭비하고 있는 셈입니다. 정기적으로 각 부서의 ERP 활용도를 조사하고, 사용 빈도가 현저히 낮은 기능이나 모듈은 없는지 점검해 보세요. 이를 통해 다음 계약 갱신 시점에 불필요한 기능은 제외하여 비용을 절감할 수 있는 근거를 마련할 수 있습니다.
데이터 기반의 합리적인 의사결정
시스템 내에서 어떤 보고서나 경영 정보 메뉴가 가장 자주 활용되는지 데이터 분석을 통해 확인하는 것도 좋은 방법입니다. 자주 사용하는 핵심 기능 위주로 내부 교육을 강화하고, 사용하지 않는 기능에 대해서는 과감하게 비용을 줄이는 의사결정을 내릴 수 있습니다. 이는 단순히 비용을 줄이는 것을 넘어, 기업의 자원을 핵심적인 업무 프로세스 개선에 집중하게 하여 경영 효율화를 꾀하는 길이기도 합니다.
고정비용이라는 착각, 유지보수 계약 플랜 재검토
많은 담당자들이 유지보수 계약을 ‘다 똑같은 것’이라고 생각하고 관성적으로 갱신하곤 합니다. 하지만 더존 솔루션은 아이큐브, 비즈온, 스마트A와 같은 구축형 ERP부터 위하고 (Wehago) 같은 클라우드 ERP까지 종류가 다양하며, 유지보수 계약 조건도 천차만별입니다.
구축형 ERP와 클라우드 ERP의 차이 이해하기
구축형 ERP는 초기에 높은 도입 비용이 발생하는 대신, 서버 등 하드웨어를 직접 소유하고 관리합니다. 유지보수는 주로 연간 계약을 통해 업데이트, 보안 패치, 기술 지원 등을 제공받습니다. 반면 클라우드 ERP는 월 또는 연 단위 구독료에 유지보수, 업데이트, 백업 등이 모두 포함된 경우가 많아 초기 비용 부담이 적고 예측 가능한 비용 관리가 용이합니다. 우리 회사의 비즈니스 모델과 IT 인력 현황을 고려하여 어떤 방식이 장기적으로 더 유리할지 따져봐야 합니다.
서비스 수준에 따른 비용 비교
유지보수 계약은 제공되는 서비스의 범위와 수준에 따라 비용이 달라집니다. 우리 회사에 꼭 필요한 서비스가 무엇인지 파악하고 최적의 플랜을 선택해야 합니다.
| 서비스 항목 | 기본 플랜 | 프리미엄 플랜 |
|---|---|---|
| 정기 업데이트 및 업그레이드 | 세법/노무법 개정 등 필수 업데이트 | 필수 업데이트 + 기능 개선 업그레이드 |
| 보안 패치 및 데이터 백업 | 기본 제공 | 정기적인 보안 점검 및 이중 백업 지원 |
| 고객센터 기술 지원 | 업무 시간 내 원격 지원 | 24시간 지원 또는 전담 컨설턴트 배정 |
| 방문 컨설팅 | 별도 비용 청구 | 연 1~2회 정기 방문 컨설팅 포함 |
위 표와 같이, 무조건 비싼 플랜을 선택하기보다는 우리 회사의 업무 시간, 데이터의 중요성, 내부 담당자의 역량 등을 종합적으로 고려하여 가장 합리적인 플랜을 선택하는 지혜가 필요합니다.
외부 지원 의존도를 낮추는 내부 역량 강화
유지보수 비용을 줄이는 가장 확실한 방법 중 하나는 내부 직원들의 ERP 활용 능력을 높이는 것입니다. 간단한 문의나 사소한 오류 해결을 위해 매번 고객센터에 연락하거나 외부 컨설턴트의 도움을 받는 것은 시간과 비용 낭비로 이어질 수 있습니다.
‘아는 것이 힘’ 더존 교육 프로그램 활용하기
더존에서는 사용자를 위한 다양한 온·오프라인 교육을 제공합니다. 회계 실무 담당자들이 이러한 교육에 참여하여 연말정산, 법인세 신고, 종합소득세 신고 등 주요 세무 신고 업무를 직접 처리할 수 있는 역량을 갖추도록 지원하세요. 또한, ERP 정보관리사, 전산회계, 전산세무와 같은 관련 자격증 취득을 장려하는 것도 내부 전문성을 높이는 좋은 방법입니다. 이는 직원 개인의 성장뿐만 아니라 회사의 생산성 향상과 비용 절감에 직접적으로 기여합니다.
자체 해결 능력 키우기
숙련된 사용자는 사용자 인터페이스(UI/UX) 관련 질문이나 기본적인 계정과목 설정, 간단한 분개 오류 수정 등을 자체적으로 해결할 수 있습니다. 이를 통해 외부 기술 지원 요청 횟수를 줄일 수 있으며, 이는 곧 유지보수 비용 절감으로 이어집니다. 내부적으로 ERP 활용 노하우를 공유하는 스터디 그룹을 운영하거나 매뉴얼을 만드는 것도 효과적입니다.
성공적인 파트너십, 공급업체와 현명하게 소통하기
ERP 더존 회계 프로그램을 공급하고 유지보수를 담당하는 업체는 단순한 ‘서비스 제공자’가 아니라, 기업의 경영 효율화를 돕는 ‘파트너’입니다. 이 파트너와 어떻게 관계를 맺고 소통하느냐에 따라 유지보수 비용의 효율성이 크게 달라질 수 있습니다.
계약 전 꼼꼼한 요구사항 정의
도입 컨설팅 단계나 계약 갱신 시점에서 우리 회사의 요구사항을 명확하고 구체적으로 전달해야 합니다. 예를 들어, 특정 그룹웨어나 고객 관리(CRM) 시스템과의 연동이 필요한지, API를 통한 데이터 확장이 필요한지 등을 미리 알려주어야 합니다. 특히 제조 ERP나 유통 ERP처럼 업종별 특수성이 강한 경우, 해당 요구사항을 계약서에 명시하여 추후 불필요한 추가 개발 비용이 발생하는 것을 막아야 합니다.
정기적인 소통과 장기적 로드맵 공유
담당 파트너사와 정기적인 미팅을 통해 현재 시스템의 문제점이나 개선 희망 사항에 대해 논의하는 것이 좋습니다. 또한, 회사의 스마트팩토리 도입 계획이나 디지털 전환(DT)과 같은 장기적인 비전을 공유하면, 파트너사는 이에 맞춰 가장 효율적인 시스템 업그레이드 방안이나 새로운 솔루션을 제안해 줄 수 있습니다. 이러한 협력 관계는 갑작스러운 대규모 비용 지출을 예방하고, 장기적인 관점에서 안정적인 IT 인프라를 구축하는 데 큰 도움이 됩니다.